覆面調査後のレポートはどう書く？質の高い報告書に仕上げるコツとは

覆面調査は、お店の接客などをチェックし、レポートを提出することで報酬がもらえます。企業の改善活動に大きく関わってくるため、書き方にも工夫が必要です。とくに、大手の覆面調査会社では、詳細なレポートが求められます。本記事では、クライアントに満足される質の高いレポートに仕上げる方法を紹介します。

覆面調査後のレポートの重要性について

覆面調査後のレポートは、企業にとって重要な経営判断の材料です。

従業員にとっても、自分たちの仕事が客観的に評価される機会となり、企業のサービス向上のために貴重なフィードバックを提供します。まず、調査後のレポートが、企業経営において重要な役割を果たす理由を見ていきましょう。

このレポートは、経営者に対して事実ベースの情報を共有し、現状を客観的に評価する機会を提供します。経営者はこれによって、事業の強みや課題を正確に把握し、それに基づいて戦略や方針を見直せます。

また、顧客のニーズや要望を的確に把握して、それに応じたサービス改善を行うことが可能となるのです。さらに、従業員にとっても、覆面調査後のレポートは重要です。従業員は自身の仕事に対する客観的な評価を受けることで、自己成長の機会を得られます。

また、レポートに含まれるフィードバックは、従業員がサービス向上に貢献するための具体的な指針となります。

質の高いレポート作成を行うために事前にやるべきこと

レポート作成において質の高い成果を得るためには、事前の準備が欠かせません。

これらの準備を怠ると、調査中に重要な情報を見逃したり、レポートの内容が不十分になったりする可能性があります。以下では、レポート作成の前にやっておくべきことについて詳しく説明します。

調査項目を事前にメモしておく

まず、調査項目を事前にメモしておくことが重要です。

初めての覆面調査では、チェックすべき項目が多く、何をチェックすればよいか混乱することがあります。そのため、スマートフォンなどに事前にチェック項目を明確にメモしておくことが有効です。

たとえば、サービスの速さや品質、店内の清潔さ、従業員の態度など、重要なポイントをリストアップしておきましょう。また、イレギュラーな質問をする必要がある場合も、あらかじめリストアップしておくことで、調査中に見逃すことなく確実に実行することが可能です。

写真に撮るべきタスクもメモしておく

写真に撮るべきタスクも、忘れずにメモしておくことが重要です。

覆面調査では、店内の雰囲気や提供された商品など、視覚的な情報も重要な要素です。しかし、調査中に忙しさや緊張から写真を撮り忘れることがあります。そのため、事前に撮影すべきポイントをメモしておくと、調査中に見逃すことなく写真を撮ることが可能です。

質の高いレポートを作成するポイント

質がよいレポートは、クライアントに喜ばれるレポートを意味します。

では、質の高いレポートにするには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。質の高いレポートを作成するためのポイントを見てみましょう。

5W1Hを意識して書く

レポートを作成する際には、情報を的確に伝えることが重要です。

そのためには5W1Hを意識して、文章を構築することがポイントとなります。これは、Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）の6つの要素を押さえるという考え方です。「5W1H」をひとつずつ意識して盛り込むことで、訴求効果の高い文章に仕上げることが可能です。

具体的な表現を心がける

レポートでは、現場の状況を具体的かつ簡潔に記述することが不可欠です。

たとえば、飲食店でお肉がおいしいと感じた場合、そのお肉の具体的な特徴（見た目、味、食感など）を詳細に伝えることが必要です。感想だけでなく、事実や評価の根拠となる具体的な内容を記載することで、読者が状況を理解しやすくなります。

消費者目線の改善点を伝える

個人の感想や背景を詳しく記述し、具体的な改善提案を消費者の視点から行うことで、企業側に意図が伝わりやすくなります。

これは、マーケティング調査や経営判断の際に重要な指標となります。感じたことや思ったことだけでなく、消費者が満足するための具体的な対策も記載することが重要です。

満足した点にも触れる

覆面調査の目的は改善点や現状を知るだけでなく、強みをさらに強化し競合他社との差別化を図ることもあります。

そのため、満足した点や、よいと思った点にも言及することが必要です。調査は単なる粗探しではなく、良い点と改善点の両方をバランスよく記載することが求められます。

良い点と改善点の比率

良質なレポートでは、よい点・改善点の比率が2:1であることが理想となっています。

つまり、良い点を2つ挙げ、改善が必要な点を1つ記載する形です。これにより、レポート全体のバランスが取れ、クライアントに対する適切なフィードバックが提供されます。

まとめ

覆面調査後のレポートは企業にとって不可欠であり、経営判断の根拠となる重要な情報源です。経営者に事実ベースの客観的な視点を提供し、企業の強みや課題を明確にします。同時に、従業員にとっても自己成長の機会となり、サービス向上に向けた具体的な指針を提供します。質の高いレポートを作成するには、事前の準備が欠かせず、5W1Hを意識した的確な情報伝達や具体的な表現が求められるのです。さらに、消費者目線での改善提案や、よい点と改善点のバランスも重要です。レポート作成には注意深い準備と情報の的確な伝達が必要であり、これらを踏まえたレポートはクライアントにとって有益なものとなるでしょう。